Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon Comisiwn y Cynulliad 2007-2008

5. Cydymffurfio â'n Dyletswyddau

Ein byrddau

Mae’r Prif Weithredwr a Chlerc, sydd hefyd yn Swyddog Cyfrifyddu, yn atebol i Gomisiwn y Cynulliad (a ddisgrifir mewn mwy o fanylder yn adran 2 yr adroddiad hwn) ac i’r Cynulliad am reoli a threfnu staff, gwasanaethau, adnoddau ac asedau’r Cynulliad. Sefydlwyd cyfres o fyrddau yn ystod y flwyddyn i’w chynorthwyo yn y rôl hon.

Y Bwrdd Gweithredol

Ymysg gwaith y Bwrdd Gweithredol yn ystod y flwyddyn yr oedd darparu arweiniad corfforaethol, cynghori comisiynwyr ar ddyrannu adnoddau er mwyn cyflawni amcanion, rheoli adnoddau a pherfformiad yn erbyn amcanion, sicrhau system effeithiol a thryloyw o reoli, ac asesu a rheoli risg. Yr oedd y Bwrdd Gweithredol yn cynnwys y Prif Weithredwr a Chlerc, Claire Clancy; y Prif Swyddog Gweithredol, Dianne Bevan; Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, Adrian Crompton, a’r Prif Gynghorydd Cyfreithiol a Chyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol, Keith Bush. Cyfarfu’r Bwrdd Gweithredol yn ffurfiol 10 gwaith yn ystod y flwyddyn a bu’n ystyried materion megis mesurau perfformiad allweddol a chorfforaethol, fframwaith cynllunio gwasanaeth a rheoli risg, a oedd yn canolbwyntio ar fewnosod yr amcanion yn strategaeth Comisiwn y Cynulliad, rhaglen datblygu arweinyddiaeth, cyllideb y Comisiwn, y cynigion ar gyfer adeilad y Pierhead ar gyfer y dyfodol ac amryw o bolisïau corfforaethol yn cynnwys cydraddoldebau, rhyddid gwybodaeth, rheoli cofnodion a gwarchod data.

Cynghorwyr annibynnol

Penodwyd pedwar cynghorydd annibynnol er mwyn sicrhau bod comisiynwyr y Cynulliad ac uwch-reolwyr y Cynulliad yn cael cymorth ac yn cael eu herio’n adeiladol yn eu gwaith. Yr oeddem am gael pobl â phrofiad helaeth ym myd busnes, diwydiant a sectorau eraill. Mae eu cyfrifoldebau’n cynnwys monitro perfformiad a chynnal trosolwg beirniadol o reolaeth ariannol y Cynulliad a’u gweithdrefnau rheoli risg.

Y cynghorwyr yw:

Mair Barnes CBE

Mae Mair yn gweithio mewn nifer o swyddi fel cyfarwyddwr anweithredol a bu’n gadeirydd Vantios plc ac yn rheolwr-gyfarwyddwr Woolworths plc ac yr oedd yn gyfarwyddwr anweithredol yr Adran Masnach a Diwydiant a Swyddfa’r Cabinet.

.

.

Richard Calvert

Mae Richard ar hyn o bryd yn gyfarwyddwr strategaeth ac adnoddau gyda’r Asiantaeth Safonau Bwyd. Cyn hynny bu’n dal amryw o swyddi mewn llywodraeth ganolog a llywodraeth leol, yn fwyaf diweddar fel cyfarwyddwr cyllid yr Adran Datblygu Rhyngwladol. Mae’n gyfrifydd rheoli cymwysedig ac yn aelod anweithredol o’r Pwyllgor Archwilio yn yr Asiantaeth Cynnal Plant. Bu hefyd yn aelod o banel cynghori’r Trysorlys ar arferion gorau mewn rheolaeth ariannol.

.

.

Tim Knighton

Mae Tim yn aelod cyswllt o Sefydliad y Cymdeithasau Adeiladu Siartredig ac yn gymrawd Cymdeithas Siartredig y Cyfrifwyr Ardystiedig. Mae ar hyn o bryd yn gyfarwyddwr dosbarthiad datrysiad busnes yn Nhy’r Cwmnïau. Mae ganddo brofiad helaeth yn y sector preifat ar lefel uwch gyda nifer o gwmnïau o’r radd flaenaf gan gynnwys Tesco a Goldman Sachs.

.

.

Yr Athro Robert Pickard

Mae Robert yn darparu cyngor gwyddonol i’r cyfryngau darlledu ac i amryw helaeth o gwmnïau, elusennau a chyrff cyhoeddus. Mae’n Athro Emeritws niwrobioleg ym Mhrifysgol Caerdydd; cadeirydd Cymdeithas y Defnyddwyr, Which?; cadeirydd y Pwyllgor ar Reoli Gwastraff Ymbelydrol yn DEFRA ac yn gadeirydd Fforwm y Cyrff Anllywodraethol Cenedlaethol i’r Gymdeithas Iechyd Frenhinol.

.

.

Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol

Mae ein Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, a gyfarfu am y tro cyntaf ym mis Rhagfyr 2007, yn cynnwys Comisiynydd Adnoddau’r Cynulliad, William Graham AC a thri o’n cynghorwyr annibynnol: Richard Calvert (cadeirydd), Yr Athro Pickard, a Tim Knighton. Pwyllgor cynghori ydyw sy’n gwneud gwaith tebyg i bwyllgor archwilio mewn sefydliadau sector cyhoeddus a sefydliadau sector preifat mawr eraill ac y mae’n cyfarfod bum gwaith y flwyddyn. Mae’n cynghori’r Comisiwn ar faterion yn ymwneud â risg, archwilio, trefn lywodraethu ac arfer ariannol da ac y mae’n rhoi sicrwydd i’r swyddog cyfrifyddu, Claire Clancy, sy’n mynychu’r cyfarfod ynghyd â chydweithwyr perthnasol. Mae cynrychiolwyr o Swyddfa Archwilio Cymru a’n harchwilwyr mewnol, RSM Bentley Jennison, hefyd yn mynychu’r cyfarfodydd.

Bwrdd y Gwasanaethau Seneddol

Sefydlwyd y bwrdd i roi cyfeiriad ac i weithredu fel seinfwrdd er mwyn gwella’r gwasanaethau seneddol a ddarperir ar gyfer Aelodau a’u staff, ac i’r rheiny sy’n dymuno ymgysylltu â’r Cynulliad. Y cadeirydd yw Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, Adrian Crompton, a bydd y Prif Weithredwr, cyfarwyddwyr a phenaethiaid y cyfarwyddiaethau gwasanaeth yn mynychu’r cyfarfodydd. Yr oedd yn darparu fforwm i alluogi rhywun i gamu’n ôl o’r gweithgareddau dyddiol er mwyn cymryd trosolwg o’r gwasanaethau sy’n cael eu cyflenwi; i ennyn integreiddiad agosach a mwy systematig ar draws gwasanaethau ac i roi her gefnogol gan gymheiriaid a rhai o’r tu allan. Yr oeddem yn falch bod Laura McAllister, Athro mewn llywodraethu, o Brifysgol Lerpwl wedi gallu ymuno â’r bwrdd i ddarparu cyfeiriad allanol a her. Cyfarfu’r bwrdd bum gwaith yn ystod y flwyddyn

Y Bwrdd Gweithrediadau

Sefydlwyd y Bwrdd Gweithrediadau er mwyn ystyried materion sy’n berthnasol i’r Gyfarwyddiaeth Gweithrediadau o dan gadeiryddiaeth y Prif Swyddog Gweithredol, Dianne Bevan, gyda’r Prif Weithredwr, penaethiaid gwasanaethau a’u cydweithwyr hefyd yn mynychu’r cyfarfodydd. Pwrpas y bwrdd oedd i sicrhau bod gwasanaethau sy’n canolbwyntio ar y cwsmer yn cael eu gwella a’u cynnal, i gyflogi tîm eang o arweinwyr a rhoi grym iddynt, ac i feithrin gweithio corfforaethol ar draws gwasanaethau’r Cynulliad er mwyn gwella’r dulliau o wneud penderfyniadau strategol a chynllunio. Yr oedd yn galluogi cyfranogwyr i rannu penderfyniadau gweithredol lle’r oedd effaith sylweddol ar wasanaethau eraill, i annog cyfathrebu clir ac amserol ac i nodi risgiau. Cyfarfu’r Bwrdd Gweithrediadau saith gwaith yn ystod y flwyddyn.

Cynllun Iaith Gymraeg

Mae Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 yn ei gwneud yn ofynnol bod cyrff y Goron yn paratoi cynllun iaith Gymraeg a’i roi ar waith, ac ar 11 Gorffennaf 2007, cyhoeddwyd ein cynllun cyntaf a fydd yn rhedeg tan 2011. Mae’r cynllun ar gael yma. Ers ei lansio, mae tîm o gydgysylltwyr yr iaith Gymraeg sy’n cynrychioli pob un o’n 11 maes gwasanaeth wedi cyfarfod yn rheolaidd ac wedi datblygu cynllun gweithredu er mwyn sicrhau bod gofynion y cynllun yn cael eu cyflawni. Hefyd, cynhaliwyd archwiliad o sgiliau ieithyddol; ac y mae strategaeth sgiliau dwyieithog yn cael ei datblygu, a chwblhawyd adroddiad cydymffurfio er mwyn sicrhau ein bod yn cyflawni ein hamcanion. Mae’r adroddiad cydymffurfio wedi dangos perfformiad ardderchog ar draws y sefydliad yn nhermau cyflenwi gwasanaethau dwyieithog i Aelodau’r Cynulliad, i’n rhanddeiliaid ac i’r cyhoedd. Gobeithiwn adeiladu ar lwyddiant ein blwyddyn gyntaf er mwyn sicrhau ein bod yn cyrraedd ein huchelgais o fod yn sefydliad gwirioneddol ddwyieithog. Er mwyn gwneud hyn, y flwyddyn nesaf byddwn yn canolbwyntio ar godi ymwybyddiaeth staff, prif ffrydio gofynion y cynllun, lansio ein strategaeth sgiliau dwyieithog a marchnata ein gwasanaethau dwyieithog er mwyn annog mwy o’n cwsmeriaid i’w defnyddio

Cydraddoldebau

Mae’r Comisiwn wedi ymrwymo i hyrwyddo cyfle cyfartal a dileu gwahaniaethu annheg yn ei arferion cyflogi. Mae wedi cymryd camau i sicrhau bod pob ymgeisydd am swydd a phob aelod o staff yn cael ei drin yn deg, gyda pharch a heb ragfarn ac na fydd unrhyw un dan anfantais oherwydd ei ryw; cyfeiriadedd rhywiol; statws priodasol neu deuluol; grwp hiliol; cred grefyddol, neu gred athronyddol debyg (neu ddiffyg unrhyw un o’r rhain); anabledd; oedran; statws contract rhan-amser neu dymor penodol; a statws/gweithgareddau’n ymwneud ag aelodaeth o undeb llafur.

Operation Black Vote/Cynllun cysgodi Aelodau’r Cynulliad

Rhwng mis Hydref 2007 a mis Ebrill 2008, rhoddodd Cynulliad Cenedlaethol Cymru’r cynllun ar waith er mwyn helpu i fynd i’r afael â diffyg cyfraniad pobl dduon a lleiafrifoedd ethnig yn y broses ddemocrataidd yng Nghymru. Enillodd y cynllun wobr democratiaeth Cymdeithas Wleidyddol Hansard/ Channel 4 ym mis Ionawr a chafwyd canlyniadau cadarnhaol: dewiswyd rhai a gymerodd ran yn y cynllun fel ymgeiswyr ar gyfer etholiadau lleol mis Mai yng Nghymru a dewiswyd un ar gyfer sedd seneddol hefyd.

Arolwg cydraddoldebau staff

Ym mis Chwefror, cynhaliwyd arolwg cydraddoldebau staff ar lein er mwyn creu proffil o’n gweithlu o safbwynt cydraddoldebau a chasglu data ystadegol ar oedran, gradd, anabledd, rhyw/hunaniaeth o ran rhywedd, hil/ethnigrwydd, crefydd/cred a chyfeiriadedd rhywiol. Rhoddodd yr arolwg hefyd gyfle i nodi unrhyw faterion yn ymwneud â chydraddoldeb a allai effeithio ar staff. Defnyddir y data fel sail dystiolaeth ar gyfer y cynllun cydraddoldebau sengl a’r cynllun gweithredu.

Datblygu cynllun cydraddoldebau sengl a chynllun gweithredu

Gwnaed llawer o waith yn ystod y flwyddyn i ddatblygu ein cynllun cydraddoldebau sengl a fydd yn nodi ein dull o hyrwyddo cydraddoldebau fel cyflogwr ac fel sefydliad sy’n gwasanaethu Aelodau’r Cynulliad ac yn rhyngweithio â’r cyhoedd. Bu’r tîm cydraddoldebau’n gweithio i ddatblygu dogfen ymgynghori ar gyfer y cynllun a fydd yn mynd y tu hwnt i ofynion dyletswyddau cydraddoldeb y sector cyhoeddus a bydd yn cynnwys yr haenau canlynol o gydraddoldeb: oedran, anabledd, rhyw/hunaniaeth o ran rhywedd, hil/ethnigrwydd, crefydd/cred a chyfeiriadedd rhywiol. Bwriadwn ymgynghori’n gyhoeddus drwy gydol yr haf er mwyn bod yn barod i gyhoeddi ym mis Hydref 2008, gan gysylltu â grwpiau cymunedol a sefydliadau cynrychioladol er mwyn cynnwys grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol yn natblygiad blaenoriaethau gweithredu’r cynllun cydraddoldebau sengl.

Adolygiad allanol o’n harferion recriwtio ac effaith y rhain ar gynyddu cynrychiolaeth pobl dduon a lleiafrifoedd ethnig yn ein gweithlu

Yr oedd yr adolygiad yn cynnwys dadansoddi polisïau ac arferion sydd eisoes yn bod o fewn Comisiwn y Cynulliad, archwilio arferion da eraill mewn perthynas â recriwtio pobl dduon a lleiafrifoedd ethnig ar y staff, a gwneud argymhellion ar weithgareddau ychwanegol y gallai’r Comisiwn gymryd rhan ynddynt, a fyddai’n arwain at ganlyniadau mesuradwy ac ystyrlon ac yn cynyddu cynrychiolaeth pobl dduon a lleiafrifoedd ethnig yn ein gweithlu. Caiff yr argymhellion hyn eu hystyried yn 2008-09.

Rhwydweithiau cydraddoldeb staff

Datblygwyd rhwydwaith staff lesbaidd, hoyw, deurywiol a thrawsrywiol ym mis Rhagfyr 2007. Bydd y rhwydwaith yn darparu cymorth anffurfiol i weithwyr lesbaidd, hoyw, deurywiol a thrawsrywiol a gall gymryd rhan yn y broses o asesu’r effaith ar gydraddoldeb. Cawsom hefyd ein cynnwys ym mynegai cydraddoldeb yn y gweithle Stonewall am y tro cyntaf, ac yr oeddem yn falch o gael ein rhestru fel y 208^fed cyflogwr hoyw-gyfeillgar yn y Deyrnas Unedig gyfan. Mae hon yn gamp ardderchog i Gomisiwn y Cynulliad gan mai dim ond ers mis Mai 2007 y buom yn gyflogwr yng ngwir ystyr y gair. Mae rhwydwaith staff yn cael ei gynllunio ar hyn o bryd ar gyfer pobl ag anabledd.

Iechyd a diogelwch

Mae’r Comisiwn wedi ymrwymo i hyrwyddo iechyd a diogelwch fel mater o flaenoriaeth. Ei nod yw cymryd camau priodol a rhesymol i sicrhau nad yw’n gweithredu mewn ffordd a fyddai’n achosi risg i iechyd a diogelwch ei weithwyr a phobl eraill y gallai ei waith effeithio arnynt. Er mwyn rhoi’r polisi hwn ar waith, mae’r Comisiwn wedi cyhoeddi datganiad o fwriad sy’n disgrifio ei ymrwymiad i iechyd a diogelwch. Mae hefyd wedi penodi swyddog iechyd a diogelwch cymwys i gryfhau’r gwaith yn y maes, ac wedi dod â iechyd a diogelwch a iechyd galwedigaethol ynghyd er mwyn creu tîm mwy holistig yn y Gwasanaeth Adnoddau Dynol.

Cyfathrebu mewnol

Cyfathrebu effeithiol yw’r allwedd i lwyddiant sefydliad, ac yn ychwanegol at y cyfathrebu sy’n digwydd o ddydd i ddydd rhwng ein staff, eu rheolwyr a’u cydweithwyr mewn meysydd gwasanaethau eraill, cafodd amrywiol ddulliau o gyfathrebu eu sefydlu neu eu datblygu ymhellach yn 2007-08. Y rhain oedd:

• Ein tudalen newyddion a ddefnyddir ar gyfer negeseuon dyddiol i staff.
• Tudalen newyddion debyg ar gyfer Aelodau’r Cynulliad a’u staff cymorth.
• Bwletin wythnosol sy’n tynnu amrywiol eitemau o wybodaeth at ei gilydd mewn un man. Fel arall, byddai’n rhaid i staff chwilio amdanynt ar ein mewnrwyd neu drwy e-bost, gan gynnwys yr hyn sy’n digwydd yn y Cyfarfod Llawn ac mewn pwyllgorau, rhagolwg o fusnes yr wythnos ganlynol ynghyd â negeseuon staff o natur gorfforaethol a’r holl ymweliadau, digwyddiadau ac arddangosfeydd sy’n digwydd yn ein hadeilad.

Mae Cyfnewid, sy’n galluogi bod barn staff ar destunau penodol yn cael ei throsglwyddo i’r uwch-reolwyr, yn sicrhau bod eu sylwadau’n cael eu rhannu â’u penaethiaid gwasanaeth a’u bod yn cael eu darparu ar gyfer y bwrdd gweithredol. Cynhelir fforwm trafod ac yna bydd y bwrdd gweithredol yn cyhoeddi ateb gan nodi’r camau sydd i’w cymryd mewn ymateb i’r adborth. Cylchgrawn staff yw ‘Y Llechen’, sy’n canolbwyntio llawer mwy ar faterion cymdeithasol. Fe’i cyhoeddir yn fisol, ac y mae’n canolbwyntio ar faterion a all fod o ddiddordeb i staff am eu cydweithwyr, achlysuron cymdeithasol, ysgrifau o ddiddordeb arbennig, cystadlaethau ac adolygiadau o lyfrau a ffilmiau.

Brig