Cynulliad Cenedlaethol Cymru

Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon Comisiwn y Cynulliad 2007-2008

This is a Flash Object


Datganiad Rheolaeth Fewnol

Cwmpas y cyfrifoldeb

Fel y Prif Swyddog Cyfrifyddu, mae gennyf gyfrifoldeb dros gynnal system gadarn o reolaeth fewnol sy’n galluogi Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru i gyflawni ei bolisïau, ei nodau a’i amcanion gan hefyd ddiogelu’r arian a’r asedau cyhoeddus y mae gennyf gyfrifoldeb personol drostynt, yn unol â’r cyfrifoldebau a roddwyd arnaf gan y Trysorlys. Mae’n ddyletswydd arnaf i, fel y Prif Swyddog Cyfrifyddu, i gyfuno’r cyfrifoldebau hyn â’m cyfrifoldeb i wasanaethu’r Comisiynwyr yr wyf yn atebol iddynt ac sy’n rhoi awdurdod i mi.  

Mae Comisiwn y Cynulliad yn gosod allan nodau, amcanion, polisïau a gwerthoedd y sefydliad ac, yn unol â darpariaethau paragraff 7 yn Atodlen 2 i Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, y mae wedi dirprwyo’i swyddogaethau, gan gynnwys ei gyfrifoldeb dros reoli staff, i mi fel Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad, yn amodol ar rai eithriadau ac amodau penodol. Mae gwaith y Cynulliad a’r Comisiwn yn ennyn cryn dipyn o ddiddordeb ymhlith y cyhoedd a’r cyfryngau, ac mae iddo oblygiadau gwleidyddol pellgyrhaeddol.

Yn ystod 2007-08, cefais i, fel y Prif Swyddog Cyfrifyddu, gyngor gan:

  • Gomisiwn y Cynulliad, o ran polisi, gwerthoedd, cyfeiriad strategol, risgiau a chyfleoedd;
  • Gwasanaeth Seneddol y Cynulliad, y Bwrdd Gweithredol, sy’n cynnwys y Prif Swyddog Gweithredu, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad a Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol, a minnau fel Cadeirydd, o ran datblygu a darparu gwasanaethau a’r gallu i gyflawni;
  • Y Bwrdd Gweithredol a Bwrdd y Gwasanaethau Seneddol sy’n cynnwys y gwahanol Benaethiaid Gwasanaeth, a staff eraill sydd â chylch gorchwyl yn ymwneud â llywodraethu a rheolaeth ariannol;
  • Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol y Comisiwn – yn cyflawni swyddogaeth Pwyllgor Archwilio – sy’n cynnwys un Comisiynydd a thri chynghorydd annibynnol y Comisiwn – gydag un ohonynt yn Cadeirio;
  • Archwilwyr mewnol y Comisiwn (RSM Bentley Jennison) a Swyddfa Archwilio Cymru.

Diben y system rheolaeth fewnol

Cynllunnir y system rheolaeth fewnol i geisio cynnal lefel resymol o risg yn hytrach na cheisio dileu pob risg wrth geisio cyflawni polisïau, nodau ac amcanion; gan hynny, ni ellir rhoi sicrwydd absoliwt o effeithiolrwydd, dim ond sicrwydd rhesymol. Mae’r system rheolaeth fewnol wedi’i seilio ar broses barhaus a gynlluniwyd i nodi a blaenoriaethu’r risgiau wrth geisio cyflawni’n polisïau, ein nodau a’n hamcanion, i bwyso a mesur pa mor debygol yw hi i’r risgiau hynny gael eu gwireddu, ac i’w rheoli’n effeithlon, yn effeithiol ac yn economaidd. Datblygwyd y system o reolaeth fewnol yn ystod y flwyddyn, ar ôl creu Comisiwn y Cynulliad ym mis Mai 2007. Roedd y system wedi’i sefydlu erbyn 31 Mawrth 2008 ac roedd yn parhau hyd at y dyddiad y cymeradwywyd yr adroddiad a’r cyfrifon blynyddol, ac mae’n cydymffurfio â chyfarwyddyd y Trysorlys.    

Y gallu i ymdopi â risg

Mae’r Bwrdd Gweithredol yn arwain y gwaith o sefydlu cyfundrefn rheoli risg a buddion, yn unol ag arfer da, ar gyfer y sefydliad cyfan ac mae wedi gweithio drwy’r Penaethiaid Gwasanaeth i ysgogi newid diwylliannol sy’n gwireddu cyfleoedd drwy wella’r ffordd y caiff risgiau eu trin. Mae’r Polisi Rheoli Risg a Buddion yn garreg sylfaen allweddol yn system rheolaeth fewnol a threfniadau llywodraethu corfforaethol y Comisiwn. Bydd yn sicrhau bod:     

  • Y rheolwyr a’r staff i gyd yn ymwybodol o reoli risg, gwendidau a sut i awgrymu gwelliannau;  
  • Dulliau effeithiol o reoli risg a buddion yn cael eu defnyddio ar lefelau gweithredol, corfforaethol a strategol;
  • Risgiau arwyddocaol yn cael eu hamlygu’n briodol a bod y Bwrdd Gweithredol neu’r Comisiwn yn cael gwybod amdanynt;
  • Y Comisiwn yn cydymffurfio â gwerth gorau yn y sector cyhoeddus o ran gweithredu fframwaith rheoli risg cadarn fel rhan o’i system rheolaeth fewnol.

Y fframwaith risg a rheoli

Mae gan y Comisiwn ddyletswydd statudol i ddarparu’r eiddo, y staff a’r gwasanaethau sydd eu hangen ar y Cynulliad i ymgymryd â’i gyfrifoldebau.  Mae hyn yn cynnwys dwy agwedd wahanol ar risg:

  • Risgiau i enw da a hygrededd Cynulliad Cenedlaethol Cymru;
  • Risgiau y bydd y Comisiwn yn eu hwynebu fel sefydliad sy’n darparu gwasanaethau: gan gynnwys risgiau a all ei rwystro rhag cyflawni ei amcanion, a risgiau corfforaethol a gweithredol sy’n codi o ddydd i ddydd.

Mae fframwaith risg y Comisiwn yn rhan o system rheolaeth fewnol lawer ehangach i gynnal system Llywodraethu Corfforaethol effeithiol. Cymeradwywyd y Fframwaith Llywodraethu gan Gomisiwn y Cynulliad yn ei gyfarfod cyntaf ym mis Mehefin 2007, a chafodd ei ddatblygu a’i ehangu drwy’r sefydliad yn ystod y flwyddyn. Yn benodol, mae’r Comisiwn wedi:  

  • Penodi pedwar person annibynnol i gynghori’r Comisiwn, y Bwrdd Gweithredol a mi, fel Prif Weithredwr, yn ôl y galw;  
  • Sefydlu Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i’m cynghori i fel y Swyddog Cyfrifyddu. Mae un Comisiynydd a thri chynghorydd annibynnol ar y Pwyllgor, un ohonynt yn ei Gadeirio. Mae rhaglen waith y Pwyllgor yn dilyn y model arfer da ar gyfer Pwyllgorau Archwilio;  
  • Datblygu polisïau, cynlluniau gwasanaeth ac arferion da, gan gynnwys Fforwm Cyllid, i gynnal y Fframwaith Llywodraethu;
  • Cynnal adolygiadau rheolaidd o berfformiad a chynnydd ariannol mewn meysydd allweddol, ac mae’n awr yn datblygu dulliau o fesur perfformiad i wella’r ffordd y caiff perfformiad ei gofnodi’n strategol ac yn gorfforaethol.

Mae’r fframwaith risg yn cynnwys y sefydliad cyfan ac mae’n hybu’r arfer o gymryd risg sydd wedi’i reoli ac sydd wedi’i gynllunio i fanteisio i’r eithaf ar gyfleoedd newydd. Mae’r archwaeth risg yn egluro sut rydym yn rheoli ac yn adrodd am risgiau, yn dilyn proses o gyfuno lefelau tebygolrwydd ac effeithiau risgiau gweddillol. Yn benodol:  

  • Y Bwrdd Gweithredol sy’n rheoli Risgiau i Amcanion Strategol a Risgiau Corfforaethol;
  • Penaethiaid Gwasanaethau sy’n rheoli Risgiau Gweithredol, mewn cydweithrediad â’u Cyfarwyddwr os oes angen;
  • Y Bwrdd Gweithredol sy’n rheoli risgiau a nodir yn Risgiau Sylweddol a cheir cyngor gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, gan hysbysu Comisiynwyr y Cynulliad os oes angen.

Un Risg Corfforaethol pwysig a ddaeth i’r amlwg eleni oedd Diogelu Gwybodaeth. Comisiynwyd adolygiad o systemau diogelu gwybodaeth yn ystod yr hydref 2007 ac, o ganlyniad, mae nifer o fesurau wedi’u cymryd, fel amgryptio, cyhoeddi gwell canllawiau a chodi ymwybyddiaeth o  ddiogelu gwybodaeth a’r perygl o golli enw da o ganlyniad i unrhyw wendidau. Mae gwaith yn dal ar y gweill i ddatblygu cofrestr o asedau gwybodaeth ac olrhain cyngor canolog i sicrhau bod ein harferion yn bodloni safonau diogelwch da, neu’n rhagori arnynt. Y Prif Swyddog Gweithredu yw Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth y Comisiwn.

Mae gwaith ar y gweill yn awr i sicrhau bod rheoli risg yn rhan annatod o’r gweithdrefnau a ddefnyddir i redeg y Comisiwn o ddydd i ddydd gan adeiladu ar y fframwaith y cytunwyd arno. Y Fforwm Rheoli Risg sy’n llywio’r gwaith hwn, gyda chymorth y Cyfarwyddwyr drwy drafodaethau bob mis â rheolwyr gwasanaeth, gan rannu arfer da a sicrhau bod y cofrestri risg yn cael eu hadolygu’n rheolaidd.

Aelodau’r Cynulliad

Mae’r Rheolau Sefydlog yn darparu i’r Comisiwn bennu cyflogau a lwfansau’r Aelodau. Mae’r rheolau wedi’u gosod allan yn y ‘Penderfyniadau’ sydd wedi’u cyhoeddi a’r nodiadau atodol. Seilir y Penderfyniadau ar Lwfansau ar yr egwyddor mai’r Aelodau sy’n bennaf gyfrifol am nodi, hawlio a thystio i’w treuliau eu hunain ac am sicrhau bod y symiau y maent yn eu hawlio wedi’u gwario’n unol â’r rheolau.  

Yn ystod 2007-08 sefydlwyd Panel Adolygu, a oedd yn cynnwys un Comisiynydd a phedwar aelod annibynnol, i gynnal adolygiad o gyflogau a lwfansau Aelodau. Ystyriodd Comisiwn y Cynulliad adroddiad y Panel gan gyhoeddi Penderfyniad newydd ym mis Mawrth 2008, yn ymwneud yn bennaf â chyflogau Aelodau. O ganlyniad i’r gwaith hwn, caiff Panel Adolygu newydd ei sefydlu yn ystod 2008-09 i ymgymryd ag adolygiad manylach o’r cymorth sydd ar gael i Aelodau’r Cynulliad, a’r rheolau cysylltiedig.    

Person annibynnol a benodir gan y Cynulliad yw Comisiynydd Safonau’r Cynulliad. Mae’r Comisiynydd yn rhoi cyngor a chymorth yng nghyswllt materion o egwyddor yn ymwneud ag ymddygiad Aelodau’r Cynulliad, ac mae’n ymchwilio’n annibynnol  i gwynion am Aelodau’r Cynulliad yn torri unrhyw God, Protocol neu benderfyniad a wnaed gan y Cynulliad. Mae’r Comisiynydd wedi ymrwymo i: greu cyfundrefn safonau gadarn yn y Cynulliad Cenedlaethol; gweithio gyda holl Aelodau’r Cynulliad ar faterion yn ymwneud â Safonau; a sicrhau bod y broses ‘Safonau’ yn agored ac yn dryloyw.  

Adolygu effeithiolrwydd

Fel y Swyddog Cyfrifyddu, mae gennyf gyfrifoldeb dros adolygu effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol. Mae fy adolygiad o effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol wedi’i seilio ar waith yr archwilwyr mewnol, y Cyfarwyddwyr sy’n gyfrifol am ddatblygu a chynnal a chadw’r fframwaith rheolaeth fewnol, Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a sylwadau’r archwilwyr allanol yn eu llythyr ar reolaeth a’u hadroddiadau eraill.   

Cefais gyngor ynghylch goblygiadau canlyniad fy adolygiad o effeithiolrwydd y system rheolaeth fewnol gan y Bwrdd Gweithredol a’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ac mae cynllun ar y gweill i fynd i’r afael â gwendidau ac i sicrhau bod y system yn gwella’n barhaus.

Mae adroddiadau archwilio mewnol wedi rhoi sicrwydd yn erbyn y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer y flwyddyn, gyda chynlluniau gweithredu cytunedig wedi’u llunio i fynd i’r afael â’r argymhellion a wneir. Ar sail yr archwiliadau a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn, mae’r Farn Archwilio Mewnol yn cadarnhau bod y prosesau rheoli a llywodraethu risg yn ddigon effeithiol at ddibenion cyflawni amcanion y Comisiwn.  Mae Strategaeth Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2007-08 yn adlewyrchu’r risgiau sy’n wynebu’r Comisiwn wrth gynhyrchu ei Gyfrifon ar gyfer 2007-08.

Roedd proses hunanadolygu’n ganolog i’m hadolygiad o effeithiolrwydd, ac fe’i cwblhawyd rhwng mis Tachwedd 2007 a mis Chwefror 2008, gan gwmpasu fframweithiau Llywodraethu Corfforaethol a Chynllunio Corfforaethol; trefniadau arweinyddiaeth a rheoli busnes; ymwybyddiaeth o’r amgylchedd rheoli a chyfranogiad ynddo.  

Yn codi o’r uchod, paratôdd y Cyfarwyddwyr Ddatganiad Sicrwydd Dros Dro ar gyfer eu meysydd cyfrifoldeb eu hunain, ynghyd â Datganiad Sicrwydd terfynol ar ddiwedd y flwyddyn.  

O ganlyniad i’r adolygiad, nodwyd y meysydd a ganlyn i’w cryfhau a’u gwella:

  • Mae angen cofnodi trefniadau parhad busnes yn fanylach a’u dwyn ynghyd mewn cynllun cydlynol;  
  • Mae angen tynhau trefniadau Diogelu Gwybodaeth, yn eu hystyr ehangach, yn unol â chanllawiau Swyddfa’r Cabinet a safonau eraill yn ymwneud ag arfer gorau;
  • Er bod fframweithiau cadarn wedi’u sefydlu ar gyfer llywodraethu a rheoli risg, mae angen cymryd camau ychwanegol i sicrhau bod y prosesau’n rhan annatod o’r sefydliad ac i godi ymwybyddiaeth o risg.  O ganlyniad i’m hadolygiad, gwelwyd bod cyfle i greu canllawiau mwy cydgysylltiedig a mwy hygyrch i wella rheolaeth fewnol, a chyfle hefyd i wella’r trefniadau ar gyfer cofnodi risg;
  • Mae angen canolbwyntio yn y dyfodol ar adolygu perfformiad yn erbyn cynlluniau, a monitro perfformiad mewn meysydd allweddol;
  • Dynodwyd gwell gwasanaethau TGCh, sy’n rhoi mwy o reolaeth i Gomisiwn y Cynulliad ac sy’n ymdrin â meysydd risg yn y trefniadau cytundebol presennol,  hefyd fel mater allweddol;
  • Rydym wedi cynllunio ac ymateb yn dda i’r galwadau cynyddol ar y Trydydd Cynulliad a’r pwerau deddfu newydd. I sicrhau llwyddiant yn y dyfodol bydd angen i ni greu cydbwysedd priodol rhwng y galwadau cynyddol sydd arnom, yr adnoddau sydd ar gael i ni, ac effeithlonrwydd cynyddol.

I grynhoi, rwy’n fodlon ein bod wedi ymdrin â’r gwendidau a amlygwyd drwy’r broses adolygu, neu’n bod wrthi’n ymdrin â nhw, a bod y system rheolaeth fewnol wedi datblygu’n effeithiol wrth i’r flwyddyn fynd rhagddi.

Claire Clancy
Prif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad

 Date: 10 Gorfennaf 2008

Brig