Sut i gynnig am gontract gan y Cynulliad - canllaw cyflym

Cystadleuaeth

Er mwyn sicrhau gwerth am arian i’r trethdalwr, mae ein contractau ni fel rheol yn amodol ar gystadleuaeth.

Isel eu gwerth (o dan £5 mil)

Caniateir eithriadau yn achos contractau isel eu gwerth wrth inni geisio cadw ein costau gweinyddol mor isel â phosibl. Pan fydd amcan werth y contract o dan £5000, bydd ein staff yn gwneud ymholiadau ynghylch y pris a’r ansawdd cyn dyfarnu contract. Cadarnheir dyfarnu contract drwy orchymyn prynu.

Mae Telerau ac Amodau Safonol Contractau’r Cynulliad yn gymwys bob amser.

Dyfynbrisiau (£5 mil ond o dan £25mil)

Byddwn yn gofyn am Ddyfynbrisiau ffurfiol ar gyfer contractau sydd â’u hamcan werth rhwng £5000 a £25,000. Mae hyn yn golygu gofyn am dri Dyfynbris ysgrifenedig o leiaf.

Os gwahoddir chi i roi Dyfynbris am gontract, gallwch ddisgwyl cael eich hysbysu ynghylch y meini prawf sy’n berthnasol wrth asesu’ch Dyfynbris a phwysigrwydd cymharol (pwysoliadau) pob maen prawf. Mae hyn yn gadael ichi farnu ynghylch costau ac ansawdd wrth ichi bennu’ch Dyfynbris.

Asesir y dyfynbrisiau yn erbyn y meini prawf. Dyfernir y contract am y Dyfynbris sydd yn ennill y sgôr uchaf a chadarnheir hyn drwy lythyr a thrwy orchymyn prynu. Bydd y llythyr cadarnhau yn dangos sut y bu inni sgorio ac asesu’ch Dyfynbris.

Os nad oedd eich Dyfynbris yn llwyddiannus, byddwn yn dweud wrthych i bwy y dyfarnwyd y contract, a beth oedd ei sgôr gymharol. Hefyd, byddwn yn cynnig manylu ymhellach os ydych yn dymuno hynny.

Mae Telerau ac Amodau Safonol Contractau’r Cynulliad yn gymwys bob amser.

Hysbysebion

Pan fydd amcan werth contract dros £25,000 byddwn yn hysbysebu’r contract drwy GwerthwchiGymru

Bydd cofrestru gyda GwerthwchiGymru yn chwyddo i’r eithaf eich cyfle i weld posibiliadau cynnig am gontract gyda’r Cynulliad a chyrff eraill yn y sector cyhoeddus.

Tendrau (dros £25 mil)

Pan fydd gwerth contract dros £25,000 byddwn yn dilyn proses dau gam sydd yn fwy ffurfiol.

Cam 1 - Rhag-gymhwyso

Byddwn yn hysbysebu am i bobl fynegi diddordeb drwy GwerthwchiGymru. Fel rheol, bydd yr hysbyseb yn cynnwys Holiadur Rhag-gymhwyso (PQQ) y gellir ei lawr lwytho. Mae’r Holiadur yn gofyn am wybodaeth benodol am eich cwmni, manylion eich cleientiaid yn y gorffennol (y gellid gofyn iddynt am eirda) a chymwysterau’r staff fydd yn ymwneud â’r contract. Byddwn hefyd yn gofyn am wybodaeth ariannol.

Efallai y gofynnwn hefyd am fwy o wybodaeth am eich polisïau ynghylch cydraddoldeb a’r amgylchedd.

Gellir dychwelyd yr Holiaduron atom ni yn electronig neu’n gopi caled. Asesir yr ymatebion a phenderfynir pwy a gaiff wahoddiad i dendro.

D.S. Hyd yma, dim ond asesu addasrwydd tendrwyr posibl a wnawn - ni chewch fanylion llawn y cyfle penodol am gontract.

Cam 2 - Gwahoddiad i Dendro

Anfonir gwahoddiadau i dendro i nifer o gwmnïau sydd yn ein barn ni yn llwyddo i ateb ein gofynion. Os ydych yn aflwyddiannus cewch ofyn inni egluro pam.

Bydd y dogfennau tendro yn dangos y meini prawf sy’n berthnasol wrth asesu’ch cynnig a phwysigrwydd cymharol (pwysoliadau) pob maen prawf. Mae hyn yn gadael ichi farnu ynghylch costau ac ansawdd wrth ichi lunio’ch tendr.

Bydd y dogfennau tendro’n cynnwys label ateb a dyddiad cau ar gyfer dychwelyd y dogfennau. Mae’r dyddiad yn un pendant. Fel rheol gwrthodir tendrau sy’n hwyr.

Bydd y tendrau’n cael eu hasesu (fel arfer gan banel o’n staff) cyn inni ddyfarnu’r contract drwy anfon llythyr ffurfiol i ddyfarnu’r contract ac i roi gorchymyn prynu. Noder bod y contract wedi’i ffurfio cyn gynted ag y bydd y llythyr dyfarnu yn y post.

Os ydych yn aflwyddiannus byddwch yn cael gwybod sut y bu inni sgorio ac asesu’ch dyfynbris. Byddwn yn dweud wrthych i bwy y dyfarnwyd y contract, a beth oedd ei sgôr gymharol. Hefyd, byddwn yn cynnig manylu ymhellach os ydych yn dymuno hynny.

Mae Telerau ac Amodau Safonol Contractau’r Cynulliad yn gymwys bob amser.

Contractau’r UE (dros £98 mil fel arfer)

Ar gyfer contractau â’u hamcan werth uwchben Trothwyon yr UE byddwn yn gosod hysbysebion yn yr Official Journal of the European Community drwy GwerthwchiGymru.

Mae’r trefniadau tendro’n debyg i’r uchod ond bod amserlen y contract wedi’i phennu gan Reoliadau’r UE. Caniateir cryn dipyn mwy o amser ar gyfer mynegi diddordeb a thendro.

Hefyd

Mae Telerau ac Amodau Safonol Contractau’r Cynulliad yn gymwys bob amser;