CC(3) VS57

Y Pwyllgor Cymunedau a Diwylliant

Tystiolaeth a gyflwynir gan Gymdeithas Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Benfro (PAVS)

Pwrpas

Paratowyd y papur hwn gan PAVS i’w gyflwyno fel tystiolaeth i’r Pwyllgor fel rhan o’r Ymchwiliad Craffu i drefniadau strategol Llywodraeth Cynulliad Cymru ar gyfer cyllido mudiadau sector gwirfoddol yng Nghymru.  Gofynnir i’r Pwyllgor ystyried y dystiolaeth a gyflwynir yn y papur hwn, a chynnwys yr argymhellion a gynigir yn yr adroddiad a roddir i’r Gweinidog.

Cefndir

Mae PAVS yn un o 22 o Gynghorau Gwirfoddol Sirol (CGS/CVCs) yng Nghymru sydd, ynghyd â Chyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC/WCVA) a’r Biwro Gwirfoddol annibynnol, yn ffurfio Partneriaeth Seilwaith Trydydd Sector.  

Mae PAVS mewn cyswllt cyson â dros 600 o fudiadau Trydydd Sector yn Sir Benfro, yn amrywio o elusennau mawr adnabyddus, sy’n cyflogi staff ac sy’n meddu ar asedau/adnoddau sylweddol, i grwpiau hunangymorth bach yn y gymuned, wedi’u sefydlu i ddiwallu angen penodol ac sy’n cael eu cynnal yn gyfangwbl trwy ymdrech wirfoddol.  

Mae gan tua 15% o’r grwpiau hyn gytundebau lefel gwasanaeth ar hyn o bryd gyda chomisiynwyr sector cyhoeddus (yn bennaf ym meysydd gofal cymdeithasol, tai ac iechyd).

Mae gan PAVS brofiad sylweddol yn darparu cefnogaeth datblygu cyllid ymhlith mudiadau Trydydd Sector yn Sir Benfro, ac o reoli’n llwyddiannus amrediad o raglenni refeniw a dosbarthu £733,613 20 o grantiau cyfalaf bach i 427 o grwpiau dros y saith mlynedd diwethaf.  Mynychodd y Swyddog Datblygu Cyllid gyrsiau datblygu proffesiynol (a ddarparwyd trwy’r Bartneriaeth Seilwaith), ac mae’n aelod gweithredol o Rwydwaith Cyllido De Cymru, a ffurfiwyd er mwyn cyfnewid arfer da rhwng swyddogion cyllido CGS, a chynnal ansawdd uchel o wasanaeth.

Mae PAVS hefyd yn sicrhau bod y sector yn cael ei gynrychioli ar bartneriaethau cynllunio strategol (yn arbennig ym meysydd Iechyd a Gofal Cymdeithasol) sydd yn y pen draw’n penderfynu pa wasanaethau fydd angen eu comisiynu, ac mae’n gweithio’n glos gyda Swyddogion Caffael yn yr Awdurdod Lleol a’r Bwrdd Iechyd Lleol. Datblygwyd Cod Ymarfer Cyllido ar y cyd â Chyngor Sir Penfro gan weithio trwy’r Grŵp Cyswllt Sector Wirfoddol.  Mae’r gwaith yn parhau o’i gyflwyno i bob adran a chyflwyno’r Cod i gyrff ariannu sector gyhoeddus eraill.

Ymhlith cynlluniau’r dyfodol bydd rhaglen rheoli grantiau cyfalaf a rhaglen grantiau refeniw; cryfhau cefnogaeth i grwpiau sy’n datblygu a gweithredu strategaethau cyllido cynaladwy; a sefydlu Ymddiriedolaeth Gymunedol annibynnol ar gyfer Sir Benfro.

Ymateb i’r Ymchwiliad

Cyflwynir tystiolaeth o dan bob un o’r pedwar maes a nodwyd gan y Pwyllgor yn ei gylch gorchwyl, ac ymhob achos cynhwysir argymhellion ar gyfer gweithredu yn y dyfodol.

Rhwyddineb neu anhawster cael arian o Lywodraeth Cynulliad Cymru neu gyrff cyllido cenedlaethol perthnasol

Amrywia hyn o anhawster rhyfeddol cael arian trwy’r Gronfa Gydgyfeirio (WEFO) hyd at symlrwydd cymharol Rhaglen Gyfleusterau a Gweithgareddau Cymunedol (RhGGC/CFAP).  Fe fu’r ymateb i’r RhGGC yn sylweddol a hynny’n bennaf oherwydd perthnasedd y blaenoriaethau, a sefydlwyd trwy ymchwil trwyadl, eglurder y ffurflenni cais, a’r gefnogaeth a’r ymateb adeiladol gan Swyddogion Cynllun.

Cytunir bod angen sicrhau atebolrwydd cyflawn pan drosglwyddir arian cyhoeddus i drydydd parti ond o dan y system bresennol mae craffu’n aml yn arwain at fiwrocratiaeth ormodol, a phroses geisio (a monitro) gymhleth sydd y tu hwnt i allu’r mudiadau Trydydd Sector llai - ond eto'r rhain yw’r grwpiau sydd yn aml mewn cysylltiad â’r aelodau mwyaf difreintiedig yn ein cymunedau, a lle y gall arian gael yr effaith pennaf.

Gall ffregod ac iaith dechnegol fod yn rhwystr yn aml iawn - dylid ysgrifennu pob ffurflen gais mewn iaith ddealladwy.  Ar hyn o bryd, mae yna nifer o enghreifftiau o ysgrifenwyr ceisiadau da yn cael cyllid yn hytrach na cheisiadau da.  Dylid nodi bod CGS yn cynnig amrediad eang o hyfforddiant a chefnogaeth i gynorthwyo grwpiau Trydydd Sector ddatblygu sgiliau ysgrifennu ceisiadau.

Argymhellion:

Sicrhau bod prosesau ceisio mor syml ag sy’n bosib ac wedi’u seilio ar asesiad priodol o risg, gan gymryd i ystyriaeth ffactorau megis maint y grant a’r grŵp targed - a phlannu’r egwyddor yn rhan o’r Cod Ymarfer Cyllido

Gweithio’n rhagweithiol gyda mudiadau dosbarthu grantiau profiadol (megis CGS) i ddatblygu prosesau ceisio cyffredinol, syml, y gellir eu defnyddio ar draws amrediad o ffrydiau ariannu, er mwyn lleihau’r angen am brosesau gwahanol ar gyfer gwahanol "botiau” o arian.

Sicrhau bod partneriaethau ariannu hirdymor wedi’u hasesu’n wrthrychol yn rheolaidd er mwyn gwirio eu bod yn dal i weddu i’w pwrpas, ac os credir ei bod yn briodol, chwennych safbwyntiau mudiadau eraill a allai o bosib cynnig syniadau/gwasanaethau newydd er mwyn gwireddu’r bwriadau.

Sicrhau bod ceisiadau’n cael eu hasesu o ran eu cynnwys ac nid eu harddull ac annog yn rhagweithiol yr ymgeiswyr i chwennych cefnogaeth trwy ei mudiad seilwaith lleol.  Cydnabod gwerth iaith glir, o ran yr iaith a ddefnyddir yn y ffurflenni cais a’r ymateb a roddir.

Rhwyddineb neu anhawster cydymffurfio â chyfyngiadau neu amodau a roddir ar ariannu

Mae’n hanfodol cynnal amrywiaeth o ffrydiau cyllido ar gyfer gwariant cyfalaf a refeniw - ni ellir gwireddu prosiectau cyfalaf yn llwyddiannus heb wario ar gostau refeniw.  Yn aml iawn mae angen cyllid refeniw i gefnogi’r gweithgaredd ymwneud cymdeithasol - cael pobol i gymryd rhan.  Heb yr elfen hon o gyllido, mae yna berygl o sefydlu gwell adeiladau cymunedol sy’n wag y rhan fwyaf o’r amser.  

Mae angen sicrhau cyllid ar gyfer astudiaethau dichonolrwydd neu gefnogaeth broffesiynol/dechnegol (megis penseiri neu gyfreithwyr) er mwyn cefnogi prosiectau cyfalaf mawr - er mae’r rhain yn wasanaethau y gellid eu cyflawni gan Awdurdodau Lleol (neu gyrff sector cyhoeddus eraill) ar sail cyfraniad mewn da yn ychwanegol i’r "pot” cyllido cyffredinol.  Mae’r rhaglen Brocer Busnes a gynigir gan Busnes yn y Gymuned yn ceisio delio â’r mater hwn.

Mae cyllid yn aml ar gael ar gyfer prosiectau "arloesol” yn unig - gall fod yn anodd i grwpiau sicrhau cyllid ar gyfer cadw gwasanaeth penodol, hyd yn oed pan ddangosir bod y gwasanaeth hwn yn effeithiol o ran cyflenwi angen sy’n para, neu er mwyn talu am gostau sylfaenol.  Nid yw bob amser yn bosib i bob mudiad fod yn hunangynhaliol.

Weithiau caiff cyllido ei "feicro-reoli” o’r pen uchaf i lawr, sy’n caniatáu llai o gyfle ar gyfer defnydd hyblyg o arian wrth ymateb i anghenion defnyddwyr gwasanaeth a chymunedau lleol.  Canlyniad hyn yw’r syndrom "un maint yn ffitio neb”, a rhai cyllidebau’n brin o ddefnyddwyr am nad ydyn nhw’n cydymffurfio â’r angen lleol NEU grwpiau’n cael eu harwain gan y grant yn hytrach na chan yr angen, a hyn wedyn yn groes i’r agwedd "dinesydd canolog” sy’n cael ei annog gan Lywodraeth Cynulliad Cymru ar hyn o bryd.

Mewn llawer o achosion gall targedu gofodol - cyllid wedi’i gysylltu ag ardaloedd daearyddol penodol neu grwpiau targed - greu problemau. Ni ellir defnyddio cyllid sy wedi’i dargedu’n ofodol bob amser i gefnogi’r mwyafrif llethol o grwpiau, cymunedau neu bobol dan anfantais sy’n digwydd byw y tu fas i’r ardaloedd hyn, ond a allai fod yr un mor anghenus â’r rhai sy’n byw oddi fewn i’r ardaloedd.  

Mae gofynion monitro gormodol yn fater llosg a gall fod yn gwbl anghymarus â’r swm o gyllid y gofynnwyd amdano.  Mae dangosyddion perfformiad yn aml yn mesur maint gweithgaredd yn hytrach na’i effeithiolrwydd, a neilltuir adnoddau sylweddol i fonitro/mesur gan dynnu oddi ar gyflawni.  Mae angen systemau cymhleth (a drud) i gasglu/dadansoddi data a pharatoi adroddiadau, a chostau "nôl yn y swyddfa” cysylltiedig (gweinyddu/ ffeilio prosiect/cyllid/personél) sy’n gost gorbenion sylweddol, ac yn gostwng y swm o arian y gellir mewn gwirionedd ei wario ar y buddiolwyr yn y pen draw ac, felly, yn methu â chyflawni gwerth gorau.

Mae angen arian ar gyfer ei wario ac nid ar gyfer talu ôl-ddyledion am nad oes gan lawer o fudiadau bychain adnoddau digonol i wrthsefyll cyfnodau hir o ddiffyg llif arian.  Gall taliadau rhag blaen, fodd bynnag, fod yn eithaf cymhleth i’w gweinyddu am fod angen cryn gostau cefnogi swyddfa.

Mae angen delio â mater "melltith mis Mawrth” pan fydd angen gwario arian cyn i’r flwyddyn ddod i ben, am na ellir ei drosglwyddo i’r flwyddyn ariannol ddilynol.  Gall hyn arwain at neilltuo cyllid mewn ffyrdd nad ydyn nhw’n dryloyw, a gwario arian yn annoeth.  

Tra cydnabyddir bod yna gyfyngiadau cyllido, mae angen neilltuo cyllid ar sail adenilliad cost llawn lle bynnag y bo’n bosib, er enghraifft, sicrhau cost go iawn cyflenwi gwasanaethau’n ddwyieithog ac/neu mewn ardal wledig.  Yn aml bydd grwpiau’n addo gormod heb fod ganddyn nhw ddigon o adnoddau am eu bod yn credu mai dyma’r unig ffordd o lwyddo o ran denu cyllid.  Mae’r agwedd yma yn siŵr o arwain at fethiant o’r cychwyn cyntaf.

Bydd adolygiad o’r rheoliadau sy’n ymwneud â materion cyllido a monitro hefyd yn debyg o fod yn fanteisiol i LCC am y gallai newidiadau arwain at lai o bwysau ar swyddogion i reoli trefniadau na fyddan nhw mor gymhleth - ac i gyflawni’r trefniadau adolygu’n fwy effeithiol.

Argymhellion:

Archwilio a monitro holl ffynonellau cyllido LlCC’n wastadol i sicrhau cynnal amrywiaeth cytbwys o gyllido gydol yr amser.

Gweithredu’n rhagweithiol i ganfod ffyrdd o ganiatáu elfennau o hyblygrwydd o fewn ffrydiau ariannu er mwyn galluogi grwpiau i fodloni anghenion eu haelodau/defnyddwyr gwasanaethau mewn modd a fydd yn gweddu orau iddyn nhw, tra parheir i gyfrannu at amcanion a blaenoriaethau cyffredinol y corff cyllido, a chynnal gwasanaethau o ansawdd uchel.

Caniatáu defnyddio cyllid i gefnogi costau sylfaenol a pharhad gwasanaethau, yn seiliedig ar dystiolaeth o gyflawni rhagoriaeth (trwy systemau sicrwydd ansawdd) a pharhad galw.  Ystyriwch y defnydd o "gyllido taprog” wedi’i gysylltu ag angen penodol (yn rhan o’r cynnig cyllid) i alluogi’r mudiad baratoi strategaeth gyllido gynaladwy (wedi’i gefnogi gan bartneriaid Seilwaith) yn ystod cyfnod priodol yn y cylch ariannu.

Mabwysiadu agwedd sy’n canolbwyntio ar gyflawni yn ystod monitro - caniatáu grwpiau i ganfod ffyrdd o fesur gwir effaith eu gwaith.  Parhau i fonitro anghenion yn gymesur â’r swm o arian a ganiateir.  Gwneud yn siŵr bod pob dim sy’n cael ei bwyso a’i fesur yn werth ei bwyso a’i fesur - gwneud yn eglur beth yn union sy’n cael ei gyfrif a sut fydd y data’n cael ei ddefnyddio.  Gall y dull Pencampwr Canlyniadau, a gyflwynwyd yn Lloegr trwy seilwaith mudiadau, fod yn fodel defnyddiol i’w ystyried.

Ystyried a oes yna gyfleoedd i ddarparu cefnogaeth "nôl yn y swyddfa” i grwpiau Trydydd Sector er mwyn lleihau/rhannu costau gorbenion.  Gall opsiynau gynnwys darparu cyllid arian iro i Bartneriaid Seilwaith i sefydlu "mentrau cymdeithasol” yn darparu gwasanaethau gweinyddol/cefnogaeth ariannol, neu bwrw golwg ar fodelau partneriaeth o ddarparu rhwng y Trydydd Sector/sector statudol - yn caniatau i’r grŵp Trydydd Sector ddarparu’r gwasanaeth, a chynnig lefel o gefnogaeth personel/ariannol trwy’r corff statudol.

Canfod mecanwaith ar gyfer defnyddio tanwariant/dadymrwymiadau diwedd y flwyddyn mewn dull mwy cynhyrchiol - efallai trwy sefydlu cronfa "rhwyd ddiogelwch” y byddai grwpiau Trydydd Sector yn medru cynnig am gefnogaeth petai yna gostau ychwanegol annisgwyl (megis amser mamolaeth neu dadolaeth/tostrwydd tymor hir/ymddiswyddiadau’n arwain at fwy o gostau recriwtio, ac ati).

Sicrhau y cydnabyddir modelau adennill costau llawn wrth werthuso ceisiadau - gweithio mewn partneriaeth gydag ymgeiswyr i osod targedau realistig sydd yn unol â’r adnoddau a neilltuir.

Materion yn ymwneud â chyfnod neu amseriad yr ariannu

Rhaid caniatau amser digonol (yn unol â’r hyn a ddynodir yn y Cod Ymarfer Cyllido) i baratoi’r cynigion cyn y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno cynigion, cydbwyso’r amser a ganiateir ar gyfer cyflwyno ceisiadau (sy’n fyr) a’r amser a ganiateir ar gyfer gwerthuso/cymeradwyo ceisiadau (a all fod yn nifer o fisoedd).  Yn aml cymeradwyir ar y funud olaf ac, felly, mae’n anodd dechrau’r prosiect ar y dyddiad a fwriadwyd ac o’r herwydd mae’r prosiect bob amser yn ceisio "cadw i fyny”.  

Oherwydd cyllido tymor byr cysylltir y mwyafrif o’r swyddi taledig o fewn y Trydydd Sector â chytundebau blwyddyn neu ddwy flynedd.  Mae’r ansicrwydd ynghylch cyllido yn y dyfodol yn arwain at drosiant cyson mewn staff ac o’r herwydd colli sgiliau, arbenigedd, parhad gwasanaeth ac ati. Golyga hefyd, efallai, na ddenir staff o ansawdd uchel at swyddi o’r fath yn y lle cyntaf.

Yn aml caiff prosiectau eu cymeradwyo mor hwyr yn yr amserlen gynllunio nes gorfodi llawer o staff profiadol i chwilio am waith arall.  Mae prosesau recriwtio ynghyd â’r amser a gymer i staff newydd ddysgu’r sgiliau a’r wybodaeth angenrheidiol yn cyfrannu’n sylweddol at gostau’r mudiadau.  

Mae’r newid cyson mewn personél hefyd yn arwain at anawsterau o ran sefydlu perthynas gadarn a darparu gwasanaeth cyson i aelodau/defnyddwyr.  Mae hon yn broblem benodol wrth ddelio â’r bobol fwyaf bregus ac o dan anfantais yn ein cymunedau.

Rhaid cynnal datblygiad gwirfoddol/cymunedol dros gyfnod priodol o amser er mwyn cyflawni canlyniadau cadarnhaol a pharhaol.

Argymhellion:

Ystyried dyrannu cyllid ar gyfer datblygu cymunedol neu gyflenwi gwasanaeth ar draws tair blynedd o raglen.  Os bydd angen dyrannu cyllid fesul blwyddyn, yna, dylai fod yn rhan o gynllun busnes/strategaeth datblygu lleol (tebyg i Gweithredu Cymunedol Gwledig neu’r cytundeb Partneriaeth Seilwaith) dros bum mlynedd i ddiogelu sicrwydd parhad y gwasanaeth.

Sicrhau bod canllawiau ar gyfer "deialog gynnar ac adeiladol” a "penderfyniadau amserol” sy wedi’u gosod yn y Cod Ymarfer Cyllido wedi’u bodloni - gwirio hyn ar draws adrannau LlCC

Ystyried "cyllido llenwi bwlch” i gadw staff profiadol mewn swyddi rhwng rhaglenni cyllidol - i’w weithredu fel cronfa "dewis diwethaf”

Unrhyw sylwadau eraill sy’n berthnasol i’r Ymchwiliad

O safbwynt y Trydydd Sector, ymddengys bod llai o gyllid ar gael - mae’n anodd sefydlu p’un ai gwirionedd neu dybiaeth yw hyn.  Yn sicr, gwelir mwy o fuddsoddiad sector cyhoeddus yn y Trydydd Sector (trwy gymysgedd o grantiau, cytundebau lefel gwasaneth, contractau, cefnogaeth mewn da, ac ati) nag y mae’r mwyafrif o bobl yn sylweddoli. Mae’n hanfodol symleiddio prosesau a systemau gymaint â phosib er mwyn uchafu’r swm o gyllido a aiff i gefnogi’r buddiolwr terfynol, a chyflawni’r canlyniadau a ddymunir.   

Croesewir y buddsoddiad a wneir gan LlCC i gynyddu gallu Partneriaeth Seilwaith Trydydd Sector.  Gobeithir y bydd LlCC yn chwennych rhywbeth yn gyfnewid am y buddsoddiad trwy wneud y defnydd gorau posib o’r seilwedd fel cwndid ar gyfer cyllido gweithredu gwirfoddol/cymunedol o’r cais a’r gweithredu trwy’r monitro a’r gwerthuso a chynllunio ar gyfer y dyfodol.

Rhaid wrth gysylltiad eglur iawn rhwng cynllunio strategol a chomisiynu gwasanaethau.  Ar hyn o bryd mae’r Trydydd Sector yn buddsoddi llawer o amser ac egni yn cymryd rhan mewn partneriaethau cynllunio - ceir 122 o bartneriaethau o’r fath yn Sir Benfro (mae PAVS yn cynrychioli’r sector ar 94 o’r rhain) sy’n rhoi rhyw syniad o raddfa’r adnodd a neilltuir i’r gweithgaredd hwn.  Rhaid i Fyrddau Gwasanaeth Lleol gyflwyno peth eglurder a symlrwydd i’r prosesau cynllunio strategol yn hytrach na chyflwyno haen arall o fiwrocratiaeth.

Gwna prosesau cynllunio strategol lleol hi’n bosib gweithio’n rhagweithiol gyda’r Trydydd Sector/sector statudol i lunio gwasanaethau a fydd yn bodloni anghenion a nodwyd, ac felly’n gwneud llawer gwell defnydd o adnoddau a gyfunwyd.

Crynodeb

Mae yna dystiolaeth gref o’r buddiannau arwyddocaol y gall symiau cymharol fach o arian eu rhoi i unigolion, grwpiau a chymunedau.  Rhaid i raglenni grantiau cenedlaethol/rhanbarthol fod mor hyblyg â phosib i fodloni anghenion a nodir yn lleol, ynghyd â chymysgedd cytbwys o gyllid cyfalaf a refeniw, a lefelau priodol o fonitro.  Mae’r CGS mewn sefyllfa ddelfrydol i reoli amrediad o raglenni sy’n cynnig grantiau, gan ysgwyddo’r baich o gostau gorbenion gweinyddu grantiau.

Yn sicr, mae yna gyfle sylweddol i gynyddu swyddogaeth y Trydydd Sector mewn darparu gwasanaeth cyhoeddus trwy’r prosesau caffael, wedi’u seilio ar fodel adennill costau llawn.  Dylid gwneud pob ymdrech i sicrhau gwerth gorau trwy symleiddio gwasanaethau gweinyddol  a chefnogaeth ariannol, efallai trwy bartneriaethau darparu neu fentrau cymdeithasol yn cael eu rhedeg gan fudiadau cyfryngu.

Tra bydd modelau cyllido cynaladwy bron yn ddieithriad yn cadw elfen o gyllid grant, dylid anelu i leihau dibyniaeth ar grantiau a chynyddu creu incwm trwy gaffael, masnachu, codi arian strategol, ac ati.   Mae partneriaid seilwaith Trydydd Sector mewn sefyllfa dda i ddarparu’r hyfforddiant a’r gefnogaeth ddatblygu angenrheidiol i gynorthwyo mudiadau’r Trydydd Sector i wireddu’r amcan hwn.